Деловая и личная переписка, правила этикета перепискиВ формировании межличностных отношений немалое значение имеет и сфера переписки. Умение выражать свои мысли на бумаге составляет часть вашего имиджа, равно как и интеллект, манеры, костюм, речь. Когда вы устно обращаетесь к кому-то, вы можете оценить ответную реакцию слушателя, перефразировать мысль, изменить интонацию, но при письме у вас уже нет обратной связи и возможности изменить ваше письмо. Таким образом, рукописный текст следует составлять как можно яснее, с большей долей убедительности и доходчивости, чем если бы вы обращались к оппоненту устно. Вне зависимости от содержания, письменный текст, будь то статья, анкета, рассказ, деловое послание, составляют четыре основные части:
Существует и два основных метода письменной передачи материала. Первый метод позволяет в первом же абзаце сообщить все основные факты, далее сообщаются подробности. Это метод написания писем, эссе, сочинений. Другой метод позволяет изложить содержание, разворачивая перед читателем подробности постепенно. Это свойственно художественной литературе, статьям, письмам. Информация, которую хочет получить читающий, формулируется в шести простых вопросах: Кто? Что? Когда? Где? Почему? Как? Также для написания писем, аннотаций и прочих сочинений необходимо следовать четырем принципам, лежащим в основе любого письменного материала. Это:
Таким образом, если вы будете помнить, что надо привлечь внимание, учесть интересы и желания адресата, то это поможет усилить воздействие текста на этого человека и добиться желаемого результата. Общей концепцией будущего текста является план. Он может быть развернутым, а может быть и схематичным, коротким. Но в любом случае должен содержать ответы на вопросы, о которых мы говорили и четко определять порядок ответа на них. Составляя деловое письменное обращение необходимо помнить о тех, к кому вы обращаетесь, учитывать потребности, возможности и желания. Необходимо не только определить, что вы хотите сказать, но и какой ответ намерены получить. Стиль дипломатической корреспонденции и служебной переписки всегда изменялся в зависимости от языка и традиций различных стран. Однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями. Протокол официальной переписки, целью которого является помимо всего вышесказанного оказание адресатам корреспонденции знака уважения, на которые они имеют право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строится таким образом, чтобы отношения основывались на равенстве, уважении и взаимной корректности. Официальные лица должны соблюдать эти правила со всей тщательностью. Можно с полным основанием утверждать, что в этих вопросах форма часто так же важна, как и само содержание. Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность фамилии адресата и его титулования (по рангу или по должности). Фактически это не более чем требование обычной вежливости. Далее необходимо точно придерживаться в тексте письма и в конце его предписанных форм вежливости. Эти формы обеспечивают уважение служебного положения отправителя и адресата, и всякое изменение этих форм может быть понято, как преднамеренное игнорирование этикета или недостаточное проявление уважения. Сравнительное исследование форм корреспонденции, используемых в Соединенных Штатах, Великобритании и Франции позволило выработать определенную терминологию в вопросах этикета переписки. § 69. Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве и от имени и в силу занимаемого им поста. § 70. Термин "полуофициальная переписка" охватывает письма, которыми обмениваются определенные лица, занимающиеся административными вопросами. § 71. Термин "частная переписка" охватывает всю корреспонденцию по неофициальным вопросам. § 72. Протокол устанавливает термины, обозначающие различные части корреспонденции. В скобках эти термины даются по-английски и по-французски.
На примере посмотрим, что такое обращение, титул, комплимент и как они отличаются друг от друга в разных странах. Обращение:
Титулованное и устное обращение:
Комплимент:
Еще один пример обращения к членам королевских фамилий. В Соединенных Штатах:
В Соединенном королевстве:
Во Франции
Поскольку официальная переписка является прерогативой дипломатических представительств, мы не будем на ней надолго останавливаться. Определим для себя, (как говорится, для общей эрудиции) только ее виды. Наиболее распространенной формой послания является "Нота", общий термин которой охватывает по традиции все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами. Ноты могут быть написаны в первом или в третьем лице и могут быть официальными или неофициальными. Другой формой официальной корреспонденции является "Меморандум", который представляет собой заявление в письменном виде, передаваемое в ходе личной беседы с целью фиксирования для удобства собеседника деталей вопроса, имеющих сложный и запутанный характер. Следующий вид - "Манифест" - представляет собой ноту, которая предназначается для опубликования. "Ультиматум" излагает категорические требования, подразумевающие для положительного решения вопроса применение силы. "Памятная записка" представляет собой официальную запись обсуждаемого вопроса и имеет своей целью объяснить и оправдать действия того или иного представительства. Нас же более интересуют порядок и правила составления других документов, с которыми мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно. В. Семенов
|