Деловое письмо, правила этикета

Давайте определимся, что общего между деловым письмом и личным. Прежде всего, это условия доверительности в изложении материала. Адресат должен почувствовать, что с ним просто разговаривают. Это относится к письмам в большей мере, нежели к другим письменным документам.

Сегодня деловые письма все более отступают от казенных речевых оборотов, которые до недавнего времени служили не просто шаблоном изложения материала, а, скорее, непременным требованием и условием. Хотя зачастую еще встречаются фразы наподобие "настоящим уведомляю", "вам надлежит", "исходя из факта" и тому подобные.

Деловое письмо имеет определенную цель и направленность, строгое последовательное изложение фактов, конкретные просьбы и предложения, сообщения о каких-то действиях, поступках. В письмах же личного характера преимуществуют эмоции автора, эпитеты, непринужденность. Цель делового письма - получить конкретный ответ на предложение, и влияние автора должно побудить адресата к конкретным действиям. К тому же текст необходимо составить таким образом, чтобы ваша точка зрения на решение проблемы была не довлеющей, а представляющей взаимовыгодные интересы.

И еще одна тонкость. Для убеждения адресата в деловом письме следует больший акцент делать на местоимении "вы", тогда как в письме личном, дружеском больше следует говорить "я".

Разумеется, деловое письмо должно быть написано без ошибок, аккуратно отпечатано, текст размещен в соответствии с существующими требованиями и чтобы его можно было легко и с удовольствием читать, а не заниматься расшифровкой труднопонятных мест, докапываясь до истинного смысла.

На протяжении многих лет существовал обычай, согласно которому письма, адресовавшиеся подчиненными начальнику, писались от руки, а не печатались на машинке или набирались на компьютере. Теперь этот обычай практически устарел, однако в знак особого уважения обращение и комплимент лучше написать от руки, что придаст письму более личный характер. Дружеские письма, имеющие оттенок интимности и личной доверительности, принято писать только от руки. Это исключает возникновение мысли у адресата о существовании копии полученного послания.

В. Семенов

Проза жизни • Практика дипломатического протокола и этикета